《AI技术助力档案管理:从文件生成到智能存储的全面革新》

  • 编译者: AI智能小编
  • 发布时间:2025-06-24
  • 随着数字信息的爆炸式增长,个人和机构都面临着如何高效管理海量文件的挑战。AI工具的兴起为解决这一问题提供了创新的解决方案,不仅提升了个人文件管理的智能化水平,还推动了“档案思维”向公众生活的渗透,从而将简单的存储转向深度利用,从被动归档转向主动分析。本文将探讨几款市面上已有的AI工具及其在个人与机构文件管理中的应用。 千笔(AIPaperPass)是一款基于AI技术的论文写作与降重平台,提供选题推荐、文献检索、大纲生成、全文速写及格式优化等功能,覆盖从选题到成稿的全流程。该工具特别适用于档案研究,能够快速生成结构化大纲和初稿,确保内容的专业性和原创性。 笔灵AI是一款全能型人工智能写作工具,利用自然语言处理(NLP)和深度学习技术为用户提供高效、智能的写作辅助与文档处理服务。其应用场景包括学术论文、职场公文、商业计划书撰写等。对于档案工作者,笔灵AI能够帮助撰写结构完整、语言流畅的公文和具有吸引力的展览文案。 Notion是一款多功能工作区软件,集笔记、项目管理、知识库和协作工具于一体,支持高度自定义和丰富的第三方集成。档案工作者可以利用Notion创建个性化的档案知识库和项目管理模板,并通过AI辅助功能进行写作、编辑和头脑风暴。 Kimi是一款智能高效的AI助手工具,支持超长文本处理和多种格式文件的解析功能。它能够精准提取关键信息,并提供开放平台API。在档案研究中,Kimi可以快速定位并提取扫描PDF档案中的关键人物、时间、地点等信息。 这些AI工具通过低成本、高效率的方式,帮助个人与机构构建适用的信息秩序,将散落的数字碎片转化为有序的知识资产。
相关报告
  • 《AI赋能 百度“三板斧”助力长江经济带迎来智能变革新机遇》

    • 来源专题:长江流域资源与环境知识资源中心 | 领域情报网
    • 编译者:changjiang
    • 发布时间:2018-05-24
    •  现如今,在江苏,以新产业、新业态、新商业模式“三新经济”为代表的新经济异军突起,正逐步成长为助推发展的“新生代”、转型升级的“生力军”。同全国一样,江苏经济在步入新常态后,处在新旧动能迭代更替的关键时期。   “作为江苏的发展标杆,苏州已处在一个较高平台上,正率先步入从高速增长转向高质量发展的新阶段。我们必须清醒认识当前面临的困难,在产业升级、科技创新等多个领域抓重点、补短板、强弱项”, 苏州市长李亚平在前段时间的江苏省两会上曾讲道。   牢牢把握科技革命和产业变革机遇,调速换挡成为苏州及江苏上下求索的关键词。   “三板斧”砍掉营销焦虑 AI在苏州助力长江经济带   在本届营销峰会上,张宏宇揭示了中小企业在新环境下面临的三大关键难题:怎么让客户知道你的品牌?你知道你的客户在哪儿吗?客户知道你在哪儿吗?   “正是基于对营销困境的深入洞察,今天我为苏州的企业家们带来了百度AI赋能下的营销三板斧。”张宏宇表示,希望不仅能攻破营销三大困境,还能带来更多更新的营销思考。   据介绍,针对“客户不知道我的品牌”,百度带来了一整套“开屏+聚屏+品牌专区”的解决方案。   开屏广告呈现于百度多款日均流量过亿的超级App;“聚屏”是线下智慧广告屏幕,依托AI人脸识别能力,实时判断出用户的性别、年龄等属性特征,对不同用户群可以设置不同的广告内容或交互形式,让品牌传递实现“因人而异”。   其次,针对“我不知道客户在哪儿”的问题,推出“搜索+信息流”双引擎,帮助品牌搭建了双向沟通的桥梁。   会上,百度原生商业推广部高级产品经理李莉介绍,“点击过信息流广告的人有11.7%会回搜品牌,31.7%增加了相关广告品牌的搜索次数,同时搜索并点击过信息流广告的用户中16.8%会产生购买意向。” 有力证明了信息流和搜索推广的共振效应,在实际应用中已彰显价值。 (百度原生商业推广部高级产品经理李莉)   最后,针对“客户不知道我在哪儿”,百度则提供了“本地广告”的解决方案。通过打通百度糯米与百度APP,实现企业周边5-30公里内精准营销,锁定周边客户、助力企业发现管理商机,区域锁定、流量及商机管理成为了百度本地广告的独特优势。   据悉,2017年百度已服务苏州超过6万家企业。百度这套营销创新“三板斧”,已经帮助众多企业实现了品牌价值提升。其中很多初创企业都通过百度得到快速成长,如近年新成立的“每日优鲜”,通过百度聚屏投放线下广告,仅7天就实现103万的总曝光量,人均触达6.8次,精准客户年轻白领占据其中的64%,销量增长的同时也打响了品牌认知度。   值得一提的是,当日峰会现场,依托百度指数的“搜索+推荐”双引擎数据,发布了苏州地区“百度商业品牌榜”。其中金螳螂·家、东方融资网、科沃斯、太郎花子等企业分揽各自领域的“品牌之星”。   据了解,百度指数作为当前互联网乃至整个数据时代最重要的统计分析平台之一,能够全面准确地描述全网消费者对于行业、品牌、产品的需求及关注趋势,科学客观评估企业品牌增值的效果,成为众多苏州企业在营销探索、创新及发展的极好借鉴。   新一轮AI浪潮下,全国各个区域企业把握趋势,争相完成营销转型。智慧营销落地苏州,在转型发展的“窗口机遇期”,势必激流勇进,引领长江经济带高质量发展。
  • 《ChatGPT和生成AI对科研意味着什么?》

    • 来源专题:科技期刊发展智库
    • 编译者:孟美任
    • 发布时间:2023-03-31
    • 2022年12月,计算生物学家Casey Greene和 Milton Pividori开展了一项实验:他们邀请一名非科学家助理润色了三篇研究论文。该助理在几秒钟内就修改完成,每篇论文大约用了五分钟审阅完成。在一份生物学论文中,该助手还发现了公式参考文献的错误。除了实验过程存在些许不顺利,但论文最终的可读性更强,并且每篇论文成本不到0.50 美元。Greene 和Pividori 在2023 年1 月23 日的预印本论文中表示,该助理不是一个人,而是一种名为GPT-3的人工智能算法,该算法于2020 年首次发布。它是一种生成式人工智能聊天机器人工具,无论是创作散文、诗歌、计算机编程,还是编辑研究论文都非常擅长。 这类工具也被称为大型语言模型(Large Language Models, LLM),其中最有名的是GPT-3的一个衍生版本——ChatGPT。由于其免费且易于访问,在2022年11月发布后一举成名。 美国宾夕法尼亚大学的Pividori表示,此类工具将帮助我们提高研究人员的工作效率。 其他科学家表示,他们现在经常使用大型语言模型,不仅用于修改论文,还用于编写、检查代码等工作。冰岛大学计算机科学家Hafsteinn Einarsson表示,每天都使用大型语言模型,最早使用的是GPT-3,后来改用ChatGPT辅助编写PPT、改学生试卷和课程作业,还能将学生作为转为学术论文。此外,许多人将其作为数字秘书或助理。 但LLM也引发了广泛的讨论,包括回答内容的真实性、用AI生成内容冒充自己的创作等。《自然》采访科研人员有关聊天机器人(如ChatGPT)的潜在用途(尤其在科学领域)时,他们兴奋中夹杂着忧虑。科罗拉多大学医学院的Greene表示,如果相信这项技术具有变革的潜力,那么必须对此感到紧张。科研人员认为,很多方面都将取决于未来的监管指南对 AI 对话机器人的使用限制。 (1)流畅但不真实 有学者认为,大型语言模型很适合用来提高写论文或写基金的效率,但需要严格把关。伦敦软件咨询公司InstaDeep的工程师表示,大型语言模型就像一个进阶版的Stack Overflow(一个程序员互问互答的热门论坛),每天都可以用来写代码。 与此同时,研究人员强调,大型语言模型给出的回答从根本上说是不可靠的,有时候还是错的。这种不可靠已经深入大型语言模型的构建方式。ChatGPT和它的竞争对手都是通过学习庞大在线文本数据库中的语言统计模式来运作的,这些文本中不乏谣言、偏见和已经过时的信息。当大型语言模型接到提示(即 prompt,如Greene等使用精心组织的语言提出重写论文部分章节的要求)后,它们会一字一句地吐出看上去符合语言习惯的任何回复,只要能让对话继续下去。结果就是大型语言模型很容易给出错误或误导人的信息,尤其是那些训练数据很有限的技术性话题。还有一点是大型语言模型无法给出准确的信息来源。如果你让它写论文,它会把参考文献给你编出来。《自然-机器智能》在2023年1月发表的一篇关于ChatGPT的社论中写道,这个工具在事实核查或提供可靠参考文献方面是不能被信任的。 如果研究人员有足够专业知识发现问题或能很容易验证答案对错,比如他们能判断某个解释或对代码的建议是否正确,那么ChatGPT和其他大型语言模型就能成为真正意义上的助手。不过,这些工具可能会误导一些初级用户。如2022年12月,Stack Overflow临时禁用了ChatGPT,因为管理者发现一些用户上传了大量由大型语言模型生成的回答,错误率很高。 (2)缺陷如何解决? 有些搜索引擎工具能解决大型语言模型在来源引用上的不足,例如面向科研人员的 Elicit能先根据提问搜索相关参考文献,再对搜索引擎找到的各个网站或文献进行概括归纳,生成看上去全带参考来源的内容(但是大型语言模型对不同文献的归纳仍有可能不准确)。 一些科研人员表示,目前来看,ChatGPT在技术性话题上还没有足够且专业的训练数据,所以用处并不大。哈佛大学的生物统计学博士生应用ChatGPT后表示其很难达到所需的专业水平。 一些科技公司开始使用专业的科研文献训练对话机器人。2022年11月,科技巨头Meta 发布了名为Galactica的大型语言模型,用学术摘要进行训练,有望在生成学术内容和回答科研问题方面具备一技之长。但是,其测试版在被用户拿来生成不准确和种族歧视的内容后即被下架(但代码依旧公开)。 (3)安全与责任 如果不对输出内容进行把控,大型语言模型就能被用来生成仇恨言论和垃圾信息,以及训练数据中可能存在种族歧视、性别歧视等其他有害联想。OpenAI在决定公开发布 ChatGPT时,曾试图回避很多这些问题。OpenAI让ChatGPT 的信息库截至到 2021 年为止,不让它浏览互联网,还通过安装过滤器防止 ChatGPT 对敏感或恶意的提示做出回应。不过,做到这一点需要人类管理员对庞杂的有害文本进行人工标记。 一个学术团队发布了另一个名叫 BLOOM 的大型语言模型。该团队试着用更少的精选多语言文本库来训练这个机器人。该团队还把它的训练数据完全公开。研究人员呼吁大型科技公司参照这种做法,但目前不清楚这些公司是否愿意。 还有一些研究人员认为学术界应该完全拒绝支持商用化的大型语言模型。除了偏见、安全顾虑和劳动剥削等问题,这些计算密集型算法还需要大量精力来训练,引发人们对它们生态足迹的关注。进一步的担忧还包括把思考过程交给自动化聊天机器,研究人员可能会丧失表达个人想法的能力。 另一个不明确的问题是一些大型语言模型的法律状态,这些大型语言模型是用网上摘录内容训练的,有些内容的权限处于灰色地带。版权法和许可法目前只针对像素、文本和软件的直接复制,但不限于对它们风格上的模仿。当这些由 AI 生成的模仿内容是通过输入原版内容来训练的,问题也随之而来。 (4)强制诚信使用 因此,一些研究人员相信,给这些工具设立边界可能十分必要。当前关于歧视和偏见的法律(以及对 AI 恶意用途实施有计划的监管)有助于维护大型语言模型使用的诚信、透明、公正。与此同时,人们也在倡导大型语言模型的使用需要更透明的披露。学术出版机构(包括《自然》的出版商)已经表示,科研人员应当在论文中披露大型语言模型的使用。《科学》则更进一步,要求所有论文中都不得使用ChatGPT 或其他任何 AI 工具生成的文本。 这里有一个关键的技术问题:AI 生成的内容是否能被发现。许多科研人员正在进行这方面的研究,核心思路是让大型语言模型自己去“揪” AI 生成的文本。 2022 年 12 月,美国普林斯顿大学的计算机科学研究生Edward Tian推出了GPTZero,这是一个 AI 检测工具,能从困惑度和突发性两个角度分析文本。OpenAI 本身已推出了 GPT-2 的检测器,并在 今年1月发布了另一个检测工具。不过,这些工具中还没有哪个敢自称绝不出错,尤其是在 AI 生成的文本经过人工编辑的情况下。OpenAI表示,在测试中,其最新工具将人类写的文本误判为 AI 生成文本的错误率为 9%,而且只能正确辨认出 26%的 AI 生成文本。 与此同时,大型语言模型的开发者正在构建更大型的数据集,打造更智能的聊天机器人(OpenAI 拟在今年推出 GPT-4),包括专门面向学术或医疗领域的机器人。2022 年12 月底,谷歌和 DeepMind 发布了一篇预印本论文,提前预告了名为 Med-PaLM 的临床专业大型语言模型。这个工具可以回答一些开放式的医学问题,水平与普通人类医师相当,但仍有缺陷和不可靠的问题。美国加州斯克利普斯研究所主任 Eric Topol 表示,他希望将来整合了大型语言模型功能的 AI 能将全身扫描与学术文献中的内容进行交叉验证,帮助诊断癌症,甚至理解癌症。但他强调,这一切都需要专业人士的监督。 生成式 AI 背后的计算机科学发展迅速,基本每个月都会有新成果。研究人员如何使用这些工具不仅决定了它们的未来,也决定了人类的未来。 参考文献:1. Nature Portfolio. ChatGPT与科研:革新与隐患共存| 《自然》长文. https://mp.weixin.qq.com/s/qHYbDfDY8S47mXK65TsF_A. 2. Pividori, M. & Greene, C. S. Preprint at bioRxiv https://doi.org/10.1101/2023.01.21.525030 (2023). 3. GPT, Osmanovic Thunstr?m, A. & Steingrimsson, S. Preprint at HAL https://hal.science/hal-03701250 (2022). 4. Nature Mach. Intell. 5, 1 (2023). 5. Glaese, A. et al. Preprint at https://arxiv.org/abs/2209.14375 (2022). 6. Thorp, H. H. Science379, 313 (2023). 7. Kirchenbauer, J. et al. Preprint at https://arxiv.org/abs/2301.10226 (2023). 8. Singhal, K. et al. Preprint at https://arxiv.org/abs/2212.13138 (2022).